Een goede voorbereiding voor een beoordelingsgesprek is het halve werk!
Momenteel coach ik onbezoldigd een dame die al twee jaar in een sociale werkplaats werkt voor 24 uur per week. Ze is echter helemaal niet meer tevreden met haar situatie, en naar mijn mening zijn er heel goede redenen voor haar onvrede. Ze heeft verschillende realistische voorstellen gedaan, rekening houdend met haar beperkingen, aan haar loopbaancoach, die ook werkzaam is binnen de sociale werkplaats. Ze zoekt naar een andere passende baan, maar telkens weer krijgt ze te horen dat haar beperkingen haar tegenhouden.
Op een gegeven moment vroeg ze haar loopbaancoach wat haar talenten dan wel zijn en welke mogelijkheden er voor haar zijn. Er viel een doodse stilte, en dat zegt genoeg. Door deze ervaring is ze erg sceptisch geworden om nogmaals met de loopbaancoach in gesprek te gaan, wat absoluut jammer is. Medewerkers merken vaak dat beoordelingsgesprekken of feedbackmomenten de nadruk leggen op wat niet goed gaat, in plaats van te kijken naar wat er wél goed gaat. Dit is te verklaren door verschillende psychologische, organisatorische en culturele redenen.
Hieronder licht ik deze redenen toe:
- Negativiteitsbias: Mensen, inclusief leidinggevenden, hebben van nature meer aandacht voor fouten dan voor successen. Deze tendens staat bekend als negativiteitsbias. Een kleine fout valt eerder op dan tien dingen die goed gaan, omdat problemen onmiddellijke actie vereisen. Als er iets misgaat bij een klant, krijgt dat veel aandacht. Wat goed gaat, wordt al snel als ‘normaal’ beschouwd.
- Focus op prestatieverbetering: Veel organisaties gebruiken beoordelingen vooral om verbeterpunten te signaleren, in plaats van om waardering te tonen. De gedachtegang is: ‘Je bent hier om beter te worden, dus we bespreken wat niet goed gaat.’ Dit zorgt ervoor dat positieve feedback vaak onderbelicht blijft, terwijl dat juist meer zou kunnen motiveren.
- Misverstand over constructieve kritiek: Veel leidinggevenden denken dat ze streng moeten zijn om effectief te zijn. Ze verwarren ‘constructieve kritiek’ met simpelweg ‘kritiek geven’. Dit betekent dat medewerkers vaak een lijst met verbeterpunten krijgen, zonder dat daar voldoende waardering of erkenning tegenover staat.
- Tijdsdruk en standaardisatie: Beoordelingsgesprekken worden vaak onder tijdsdruk of met standaardformulieren gehouden. Leidinggevenden vullen snel de punten in die verbeterd moeten worden, zonder echt stil te staan bij sterke punten of behaalde successen.
- Bedrijfscultuur: In sommige bedrijfsculturen, vooral in traditionele of hiërarchische organisaties, ligt de nadruk op controle en correctie in plaats van op ontwikkeling en motivatie. ‘Wat kan beter?’ is dan belangrijker dan ‘Wat doe je goed en hoe kunnen we dat versterken?’
- Onzekerheid bij leidinggevenden: Sommige managers voelen zich ongemakkelijk bij het geven van complimenten of weten niet hoe ze positieve feedback effectief moeten brengen. Ze zijn bang om ‘te soft’ over te komen of denken dat medewerkers vanzelfsprekend weten dat ze goed werk leveren.
- Gebrek aan training in feedback geven: Veel leidinggevenden krijgen weinig training in coachend leidinggeven of feedbacktechnieken. Ze beseffen niet dat een goede balans tussen positieve en negatieve feedback juist bijdraagt aan meer groei en motivatie.
Samenvattend:
Negativiteitsbias: Meer aandacht voor fouten.
Verbetergericht beoordelingssysteem: Focus op tekortkomingen.
Misverstand over kritiek: Weinig complimenten.
Tijdsdruk: Slecht gebalanceerde gesprekken.
Cultuur van controle: Minder waardering.
Onzekerheid of gebrek aan training: Ongemakkelijke feedbackstijl.
Laten we vooropstellen dat het niet in elke organisatie of sector zo verloopt, maar helaas komt het, gebaseerd op mijn ervaringen, regelmatig voor. Ik wil je graag laten zien hoe een gezonde feedbackcultuur eruitziet, met de juiste balans tussen zowel positieve als negatieve feedback. Dit ga ik opdelen in twee delen: de kenmerken van een goede feedbackcultuur en hoe jij ervoor kunt zorgen dat ook jouw sterke punten aan bod komen tijdens een beoordelingsgesprek.
- Kenmerken van een goede feedbackcultuur
Een sterke, motiverende feedbackcultuur is gebaseerd op balans, veiligheid en groei. Hier volgen enkele belangrijke aspecten:
- Balans tussen positief en negatief
Een constructief beoordelingsgesprek bestaat meestal uit: 70% positieve feedback (zoals erkenning, waardering en successen) en 30% verbeterpunten (ontwikkelpunten en groeimogelijkheden). Mensen groeien sneller als ze weten wat ze goed doen, zodat ze dat gedrag kunnen herhalen.
- Specifieke en concrete feedback
Effectieve feedback is niet vaag, zoals: “Je doet het goed.”, maar specifiek, bijvoorbeeld: “Ik waardeer het dat je altijd rustig blijft bij lastige klanten; dat creëert vertrouwen.” Dit maakt de feedback geloofwaardig en bruikbaar.
- Feedback als dialoog, niet als oordeel
In een gezonde cultuur is een beoordelingsgesprek geen eenrichtingsverkeer. De leidinggevende bespreekt samen met jou wat goed gaat, wat beter kan en wat je nodig hebt om te groeien. Er wordt met jou gepraat, niet over jou.
- Regelmatige, kleine feedbackmomenten
Goede leiders wachten niet tot het jaarlijkse beoordelingsgesprek. Ze geven regelmatig korte, informele feedback zoals: “Dat heb je goed gedaan!” of “Wat denk je dat volgende keer beter kan?” Hierdoor voelt de beoordeling eerlijker en minder spannend.
- Erkenning van inzet, niet alleen resultaat
Goede feedback waardeert ook de inspanningen, houding en ontwikkeling, niet alleen de behaalde cijfers of targets. Bijvoorbeeld: “Je hebt dit project echt met doorzettingsvermogen aangepakt, zelfs toen het moeilijk werd.”
- Hoe jij ervoor kunt zorgen dat jouw sterke punten naar voren komen
Hier zijn enkele strategieën om je eigen gesprek in balans te brengen:
- Bereid je voor met eigen voorbeelden
Noteer voor het gesprek drie dingen waar je trots op bent, samen met 1 of 2 concrete voorbeelden (projecten, complimenten, verbeteringen). Bijvoorbeeld: “Ik wil graag delen dat ik dit kwartaal de klanttevredenheid met 15% heb verhoogd door het nieuwe opvolgsysteem.” Dit helpt om het gesprek te richten op de erkenning van jouw inzet.
- Gebruik positieve framing
Als er verbeterpunten worden genoemd, kun je die ombuigen naar groeikansen: “Dank voor die feedback. Ik merk zelf ook dat ik daarin wil groeien. Tegelijkertijd denk ik dat mijn sterke punt mijn nauwkeurigheid me helpt om dit aan te pakken.” Zo laat je zien dat je reflectief bent en trots op je kwaliteiten.
- Vraag actief om feedback over sterke punten
Bijvoorbeeld: “Wat zijn volgens u mijn sterkste kwaliteiten op dit moment?” of “Waar ziet u dat ik echt een verschil maak binnen het team?” Veel leidinggevenden geven dan alsnog de positieve feedback die ze misschien eerst zijn vergeten te benoemen.
- Gebruik de ‘feedforward’-techniek
In plaats van te praten over fouten uit het verleden, kun je vragen: “Wat kan ik in de toekomst blijven doen of verder ontwikkelen om succesvol te blijven?” Dit maakt het gesprek toekomstgericht en minder negatief.
- Sluit af met een samenvatting van je sterke punten
Aan het einde kun je zeggen: “Als ik het goed samenvat, waardeert u vooral mijn klantgerichtheid, mijn samenwerking met collega’s en mijn inzet. Dat neem ik graag mee naar volgend jaar.” Dit versterkt het positieve beeld en helpt ook je leidinggevende om deze punten in het verslag te noteren.